Mit Art. 25 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde das Prinzip Privacy by Design eingeführt. Unternehmen und Organisationen sind seitdem verpflichtet, bereits zum Zeitpunkt der Festlegung von Verarbeitungszwecken und -mitteln geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um Datenschutzrisiken frühzeitig zu minimieren und die Rechte betroffener Personen zu wahren. Privacy by Design ist damit nicht nur eine Empfehlung, sondern eine verbindliche Anforderung, die sowohl auf technischer Ebene als auch in den Geschäftsprozessen berücksichtigt werden muss.
In diesem Beitrag beleuchten wir die rechtlichen Grundlagen, typische Umsetzungsmaßnahmen und zeigen, wie Sie Ihrer Verantwortung datenschutzkonform nachkommen.
Was bedeutet Privacy by Design?
Der Begriff „Privacy by Design“ wurde erstmals in den 1990er Jahren von der kanadischen Datenschutzbeauftragten Ann Cavoukian geprägt. Er beschreibt den Grundsatz, Datenschutz von Anfang an, also „by design“, in die Konzeption und Entwicklung von Systemen, Prozessen und Produkten zu integrieren. Ziel ist es, den Schutz personenbezogener Daten nicht erst im Nachhinein nachzurüsten, sondern ihn bereits bei der Festlegung der Mittel zur Datenverarbeitung zu integrieren.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat dieses Prinzip in Artikel 25 DSGVO als rechtlich verbindlichen Rahmen aufgenommen. Dort wird ausdrücklich gefordert, dass Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) treffen müssen, um die Datenschutzgrundsätze (Art. 5 DSGVO) wirksam umzusetzen und die Rechte der betroffenen Personen zu schützen. Damit wird Datenschutz zu einem integralen Bestandteil jeder Datenverarbeitung – von der Planung bis zur Ausführung.
Privacy by Design umfasst dabei sowohl technische Aspekte wie etwa die Integration von Verschlüsselung oder Pseudonymisierung in IT-Systeme als auch organisatorische Maßnahmen wie Prozesse zur internen Datenfreigabe oder die technisch angeleitete Schulung von Mitarbeitenden. Das Prinzip gilt für den gesamten Lebenszyklus der Daten – von der Erhebung über die Speicherung bis zur Löschung.
Datenschutzberatung anfragen!Art. 25 DSGVO im Detail: Rechtlicher Rahmen für Privacy by Design
Die Grundlage für Privacy by Design und Privacy by Default ist in Artikel 25 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fest verankert. Dieser verpflichtet Unternehmen dazu, schon zum Zeitpunkt der Festlegung der Mittel für die Verarbeitung und zum Zeitpunkt der Verarbeitung selbst geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden.
Konkret bedeutet das:
- Verantwortliche müssen sicherstellen, dass nur die notwendigen personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden (Datenminimierung / Erforderlichkeit).
- Die eingesetzten Systeme und Prozesse sollen standardmäßig so datenschutzfreundlich wie möglich gestaltet bzw. voreingestellt sein (Privacy by Default).
- Es ist sicherzustellen, dass die Rechte der betroffenen Personen gewahrt bleiben – etwa auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung und diese Rechte durch die Technik unterstützend umgesetzt werden können, bspw. per automatisiertem Datenexport zur Erfüllung von Auskunftsansprüchen gemäß Art. 15 DSGVO.
Der Artikel 25 richtet sich somit explizit an Verantwortliche, die über die Mittel und Zwecke der Datenverarbeitung entscheiden und die Systeme einsetzen, nicht hingegen an die bloßen Hersteller oder Programmierer der Systeme. Die Maßnahmen müssen dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, dem Umfang, dem Kontext und dem Zweck der Verarbeitung sowie dem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen angemessen sein. Diese Risikoorientierung eröffnet Unternehmen zwar Spielraum, verpflichtet sie aber auch zur genauen Analyse ihrer Prozesse.
So setzen Sie Privacy by Design wirksam um
Gemäß Art. 25 der DSGVO müssen Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Datenschutzgrundsätze wirksam umzusetzen.
Geeignete technische Maßnahmen:
- Pseudonymisierung & Verschlüsselung: Personenbezogene Daten sollten immer pseudonymisiert werden. Eine durchgehende Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (in transit) und bei der Speicherung (at rest) ist eine grundlegende Sicherheitsmaßnahme.
- Datenminimierung: Formulare, Datenbanken und Prozesse sollten von vornherein so gestaltet sein, dass nur die für den jeweiligen Zweck absolut notwendigen personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
- Zugriffskontrolle: Ein detailliertes Rollen- und Berechtigungskonzept, das technisch im System abbildbar und konfigurierbar sein muss, stellt sicher, dass Mitarbeiter nur auf die Daten Zugang haben, die sie für ihre spezifische Aufgabe benötigen (Need-to-know-Prinzip).
- Automatisierte Löschkonzepte: Implementieren Sie technische Routinen, die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder nach Wegfall des Verarbeitungszwecks automatisch und sicher löschen.
Geeignete organisatorische Maßnahmen:
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Bei Verarbeitungsvorgängen, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte der betroffenen Personen mit sich bringen, muss bereits in der Planungsphase eine DSFA durchgeführt werden.
- Klare Datenschutzrichtlinien: Entwickeln Sie interne Datenschutzrichtlinien, die den Umgang mit Daten klar regeln und für alle Mitarbeiter verbindlich sind.
- Regelmäßige Schulungen: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig für die Bedeutung des Datenschutzes, um menschliche Fehler als Risiko zu minimieren.
- Management der Betroffenenrechte: Etablieren Sie standardisierte Prozesse, um Anfragen von betroffenen Personen (z. B. auf Auskunft oder Löschung) fristgerecht und korrekt zu bearbeiten.
Vorteile und Nutzen von Privacy by Design für Unternehmen
Der Aufwand, Privacy by Design zu implementieren, zahlt sich aus – nicht nur rechtlich, sondern auch wirtschaftlich und strategisch. Unternehmen, die den Datenschutz systematisch in ihre Prozesse integrieren, profitieren von folgenden Vorteilen:
Rechtssicherheit
Durch die Einhaltung von Artikel 25 DSGVO schützen sich Unternehmen vor Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen bei Verstößen gegen Datenschutzvorgaben. Die gesetzlichen Anforderungen werden von Beginn an berücksichtigt.
Vertrauensgewinn bei Kunden & Partnern
Datenschutzfreundliche Geschäftsmodelle und transparente Datenverarbeitungsprozesse stärken das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern und Investoren. Ein Unternehmen, das aktiv auf den Schutz der Privatsphäre achtet, hebt sich positiv vom Wettbewerb ab.
Risikominimierung
Durch präventive Sicherheitsmaßnahmen und eine datenschutzfreundliche Systemarchitektur sinkt das Risiko von Datenpannen, Datenschutzverstößen und Imageverlust.
Effizientere Prozesse & IT-Strukturen
Die Integration von Datenschutz in der Frühphase der Systementwicklung führt oft zu klareren, strukturierteren Prozessen, was langfristig Zeit und Kosten spart.
Professionelle Unterstützung für Ihren Datenschutz durch GDPC
Die wirksame Implementierung von Privacy by Design erfordert tiefgehendes Fachwissen sowohl in den rechtlichen Anforderungen der DSGVO als auch in den technischen und organisatorischen Umsetzungsmöglichkeiten. Die Analyse der Schwere der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken und die Auswahl der richtigen Maßnahmen können komplex sein.
Eine professionelle Datenschutzberatung durch Experten wie GDPC kann sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Prinzipien von Anfang an korrekt anwendet. Wir unterstützen Sie dabei, Datenschutz-Folgenabschätzungen durchzuführen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für Ihre spezifischen IT-Systeme zu definieren und Ihre Mitarbeiter entsprechend zu schulen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern den Datenschutz als echtes Qualitätsmerkmal etabliert.
Kontakt aufnehmenSie haben noch Fragen zum Thema Privacy by Design?
Wer ist im Unternehmen für die Umsetzung von Privacy by Design verantwortlich?
Die Verantwortung ist geteilt und erfordert eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit:
- Die Geschäftsführung: Sie trägt die Gesamtverantwortung und muss die notwendigen Ressourcen bereitstellen sowie eine Datenschutzkultur vorleben.
- Der Datenschutzbeauftragte (DSB): Er berät, schult, überwacht die Prozesse und unterstützt bei der Datenschutz-Folgenabschätzung.
- Produktmanager & Projektleiter: Sie müssen Datenschutzanforderungen von Anfang an in die Planung und die Anforderungskataloge aufnehmen.
- Entwickler & IT-Architekten: Sie sind für die konkrete technische Umsetzung von Privacy by Design in der Software- und Systemarchitektur verantwortlich.
Was ist der Unterschied zwischen Privacy by Design und Privacy by Default?
Während Privacy by Design die Integration von Datenschutz in Systeme und Prozesse von Anfang an verlangt, sorgt Privacy by Default dafür, dass datenschutzfreundliche Voreinstellungen standardmäßig aktiv sind – zum Beispiel bei Apps, Websites oder Formularen. Nutzer müssen der Datenverarbeitung aktiv zustimmen, statt sie abwählen zu müssen.
Wer ist für die Umsetzung von Privacy by Design verantwortlich?
Die Verantwortung liegt bei der verantwortlichen Stelle, also dem Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet. In der Praxis sollte dies gemeinsam von IT, Datenschutzbeauftragten, Fachabteilungen und der Geschäftsleitung geplant und umgesetzt werden.
Muss Privacy by Design dokumentiert werden?
Ja. Unternehmen sind laut DSGVO verpflichtet, die Umsetzung der Datenschutzprinzipien gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht/Accountability) nachvollziehbar zu dokumentieren – z. B. im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), durch Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) oder im Rahmen technischer Systembeschreibungen.
