Externer Datenschutzbeauftragter in Frankfurt von GDPC

GDPC in Frankfurt ist für Ihr Unternehmen da

Der erste Schritt bei einer Zusammenarbeit mit uns ist die Prüfung aller Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens. Daraufhin analysieren wir die Prozesse und erarbeiten für Sie einen Maßnahmenplan, sodass alle möglichen Mängel effektiv und schnell behoben werden können.

Schritt 1: Die Bestandsaufnahme (sog. Datenschutzaudit)

Im ersten Schritt unserer Zusammenarbeit werden alle bereits bestehenden relevanten Informationen zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen von uns erfasst und dokumentiert. Ein besonderes Hauptaugenmerk fällt hier natürlich auf den Umgang mit dem Erheben, Speichern und der Nutzung von Daten. Weiterhin prüfen wir selbstverständlich Ihre Datenschutzerklärung.

Bei der Prüfung kann festgestellt werden, inwiefern Ihr Unternehmen alle relevanten Vorgaben der DSGVO und des BDSG einhält. Um mögliche Mängel erkennen zu können, führt GDPC Analysen mithilfe von modernen Programmen durch. Sobald mögliche Risikofaktoren erkannt werden, beraten wir uns mit Ihnen, um zusammen die bestmögliche Lösung zu finden.

Schritt 2: Die Prozesse analysieren und optimieren

Im nächsten Schritt werden die erkannten Mängel oder Risikofaktoren von uns kategorisiert und nach Relevanz eingestuft. Darüber hinaus fokussieren wir uns auch auf die Frage, mit welcher Wahrscheinlichkeit die möglichen Risikofaktoren eintreffen. Interventionen müssen umso schneller erfolgen, je höher die Relevanz bzw. die Gefahr des Eintretens ist.

So ist es aus risikotechnischer Sicht bspw. wesentlich wichtiger, die Webseite eines Unternehmens zeitnah datenschutzkonform zu gestalten, einschließlich Anpassung der Datenschutzerklärung, um Abmahnungen und Schadensersatzansprüche zu vermeiden, als die Erstellung interner Dokumentationen, die für Außenstehende erstmal nicht sichtbar sind. Die sog. öffentlichkeitswirksamen Pflichten des Datenschutzes sollten daher auch von externen Datenschutzbeauftragten als erstes analysiert und deren Umsetzung optimiert werden.

Durch datenschutzrechtliche Folgeabschätzungen (sog. Datenschutzfolgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO) können mögliche Risikofaktoren früh erkannt, bewertet und reduziert werden. Dies bietet sich vor allem bei komplexeren Prozessen an.

Selbstverständlich werden alle geplanten Maßnahmen von GDPC in einem Plan zusammengefasst und Ihrem Unternehmen dargelegt, damit Sie stets den Überblick über alle Verbesserungen und den aktuellen Reifegrad Ihres Unternehmens in Sachen Datenschutz behalten.

Schritt 3: Die Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens anpassen

Unter die strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung fallen sowohl für große als auch für kleine Unternehmen datenschutzrechtliche Voraussetzungen für das Erheben, Speichern und Nutzen von Daten. Als externer Datenschutzbeauftragter ist es unsere Aufgabe, die Datenschutzerklärung auf der Website Ihres Unternehmens auf die Vorgaben der DSGVO hin zu prüfen. Es ist wichtig, dass die Datenschutzerklärung immer auf dem aktuellen Stand ist, da es sonst zu diversen Sanktionen kommen kann.

Wie sehen mögliche Sanktionen bei Verstoß gegen den Datenschutz aus?

Die Sanktionen für Datenschutzverstöße können öffentlich-rechtlicher Natur (bspw. Geld- und Freiheitsstrafen) oder privatrechtlicher Natur (Schadensersatz) sein.

Bußgelder (Art. 83 DSGVO):

Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung können mit Bußgeldern geahndet werden. Die Art der Konsequenzen ist u.a. von dem konkreten Verstoß, den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben und von weiteren Parametern abhängig.  Nach Art. 55 DSGVO ist jede Aufsichtsbehörde im Hoheitsgebiet ihres eigenen Mitgliedstaates zuständig. In Deutschland entscheiden somit die deutschen Aufsichtsbehörden über die Verhängung von Bußgeldern und ggf. weiteren Sanktionen. Aufgrund der föderalen Struktur sind dies die jeweiligen Aufsichtsbehörden der Bundesländer.

Weiterhin können Verstöße zu Schadenersatzansprüchen, arbeitsrechtlichen Konsequenzen oder Abmahnungen durch Wettbewerber führen.

Sanktionen nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO:

Bußgelder können bis zu 20 Millionen Euro oder bei Unternehmen bis zu 4 Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs verhängt werden (Art. 83 Abs. 4 DSGVO), je nachdem, welcher Betrag höher ist. Die Höhe des Bußgeldes wird im Einzelfall unter Beachtung von Verhältnismäßigkeit und Abschreckungscharakter entschieden.

In schweren Fällen, bei wissentlicher und unberechtigter Weitergabe einer Vielzahl personenbezogener Daten, sind sogar Freiheitsstrafen von bis zu drei Jahren oder Geldstrafen möglich (§ 42 BDSG). Daher ist es von essentieller Bedeutung, sich gründlich mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen.

Weitere Pflichten nach der DSGVO

In Art. 30 der Datenschutz-Grundverordnung werden auch Anforderungen an die Dokumentation und Kategorisierung von Datenverarbeitungen gestellt, die von allen Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, erfüllt werden müssen (sog. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, VVT).

Um sicherzustellen, dass diese Vorschriften ordnungsgemäß eingehalten werden, unterstützt Sie Ihr externer Datenschutzbeauftragter von GDPC mit seiner langjährigen Expertise im Bereich der Datenschutz-Grundverordnung. Auf diese Weise wird das Risiko einer datenschutzrechtlichen Haftung für Ihr Unternehmen in Frankfurt minimiert.

Schritt 4: Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen

Durch regelmäßige Datenschutzschulungen und Workshops werden Ihre Mitarbeiter für das Thema Datenschutzrecht sensibilisiert, wodurch auf lange Sicht zusätzliche Kosten eingespart und auch Risiken in der Informationssicherheit und IT-Sicherheit deutlich reduziert werden. Oft sind sich die Mitarbeiter und die Verantwortlichen über die Datenschutzverletzung nicht bewusst, was ein Unternehmen jedoch nicht vor potentiellen Sanktionen bewahrt. Umso wichtiger ist es, dass diese Risikofaktoren frühzeitig erkannt und nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben behandelt werden.

Ein Compliance Officer für Ihr Unternehmen in Frankfurt

Die Aufgabe eines Compliance Officers ist es, rechtliche Vorschriften einzuhalten. Dies betrifft auch Selbstverpflichtungen innerhalb des Unternehmens. Ein ausgearbeitetes Compliance System gewährleistet, dass inner- und außerhalb des Unternehmens alle Vorschriften erfüllt werden.

Sowohl Datenschutz als auch Compliance verfolgen das Interesse, dass alle Vorgaben eingehalten werden, jedoch mit einem anderen Fokus. Beim Compliance geht es in erster Linie darum, dass Ihr Unternehmen in Frankfurt vor Imageschäden und Risiken der Haftung geschützt ist, während beim Datenschutz die Daten in Bezug zu Personen im Fokus stehen.

Nur wenn beide Bereiche gut zusammenarbeiten, kann man eine Regelkonformität in allen Bereichen erzielen. Ein fachkundiger externer Datenschutzbeauftragter der GDPC arbeitet mit Ihrem Compliance-Officer in Frankfurt und den Abteilungen Hand in Hand zusammen, um im Sinne eines adäquaten Risikomanagements Bedrohungen für das Unternehmen zu reduzieren.

Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten in Frankfurt

Folgende Vorteile ergeben sich durch einen fachkundigen externen Datenschutzbeauftragen:

• Hohe Fachkompetenz durch qualifizierte Juristen mit Datenschutzerfahrung
• Persönliche, einheitliche und vertrauensvolle Ansprechpartner
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Juristen und IT-Administratoren für Ihre Rundumbetreuung
• Individuelle praxisorientierte Beratung an Ihren Dienstleistungen und Produkten orientiert
• Sehr kurze Antwort- und Reaktionszeiten auf Ihre Anfragen und flexible Einsatzmöglichkeiten
• Breite Branchenkenntnisse und pragmatische Lösungen für Mandanten
• Volle Kostenkontrolle und Transparenz
• Ihre Mitarbeiter bleiben in ihren Kompetenzbereichen

Interne Datenschutzbeauftragte tendieren dazu, spezifische Risikofaktoren zu übersehen, die einer externen Instanz auffallen. Die Analyse eines externen Datenschutzbeauftragten stellt sicher, dass Risikofaktoren nicht unentdeckt bleiben.

Durch die Zusammenarbeit eines externen Datenschutzbeauftragten und einem oder mehrerer interner Datenschutzkoordinatoren (sog. DSK), die als u.a. als Informationsschnittstelle zum DSB in den einzelnen Abteilungen des Unternehmens dienen, entsteht eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen.

Muss jedes Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten haben?

Nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO sind Unternehmen mit den folgenden Voraussetzungen dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen bzw. zu benennen:

• Das Unternehmen dient zur Überwachung von Personen.
• Das Unternehmen verarbeitet hauptsächlich Daten nach Art. 9 DSGVO.
• Es werden Daten von strafrechtlich verurteilten Personen verarbeitet.
• Im Unternehmen sind mehr als 20 Mitarbeiter mit der Verarbeitung von Daten in Bezug auf Personen beschäftigt.
• Es liegt eine Datenschutzverarbeitung nach Art. 35 DSGVO vor.
• Das Unternehmen führt Marktforschungen oder Übermittlungen durch.