Mit der GDPC die DSGVO passend gestalten: Ihr externer Datenschutzbeauftragter in Köln
Nach der DSGVO und dem BDSG (§ 38) sind viele Behörden, Unternehmen sowie Institutionen dazu veranlasst, gemäß Art. 37 bis Art. 39 DSGVO einen externen Datenschutzbeauftragten zu berufen. Dadurch wird für Ihr Unternehmen in Köln nicht nur das Haftungsrisiko minimiert, sondern Sie halten zusätzlich alle datenschutzrechtlichen Normen und Pflichten der DSGVO problemlos ein.
Inhaltsverzeichnis
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Ihr Unternehmen in Köln und die Zusammenarbeit mit GDPC
Die Bestandsaufnahme der zugrunde liegenden Prozesse, die daran anschließende Analyse sowie die Identifizierung und Behebung von Schwachstellen sind die Bestandteile der Vorgehensweise des Datenschutz-Audits, das GDPC als externer Datenschutzbeauftragter vornimmt:
Bestandsaufnahme der Ist-Situation
Anfänglich erfassen wir alle grundlegenden Informationen und Prozesse Ihres Unternehmens in Köln, um mit der Arbeit angemessen beginnen zu können. Vor allem Daten und Strukturen Ihres Unternehmens stehen im Fokus, darüber hinaus werden auch alle informationstechnischen Prozesse in den Blick genommen.
Auf diese Weise ist es möglich, einen ersten Überblick über die konkrete Ist-Situation zu schaffen und eine Einschätzung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Normen zu gewinnen. Innovative Softwares unterstützen GDPC dabei, die Schwachstellen während der Betriebsprüfung aufzudecken und gleichzeitig alle potenziellen Risiken zu erkennen. Auf Grundlage dessen können wir das weitere Vorgehen mit Ihnen abstimmen.
Unternehmensrelevante Prozesse analysieren
Durch die Analyse kann beurteilt werden, wie schwerwiegend die einzelnen gefundenen Schwachstellen sind. Ein besonderer Fokus liegt hier auf den personenbezogenen Daten und damit verbundenen Themen wie Rufschädigung, Diskriminierung oder Identitätsbetrug.
Auch die Wahrscheinlichkeit des Eintretens einer datenschutzrechtlichen Schwachstelle spielt eine besondere Rolle. Dringender Handlungsbedarf besteht, wenn die potentiellen Schäden eine sehr hohe Eintrittsgefahr oder Schwere aufweisen. Wenn beide Faktoren in Kombination vorliegen, ergibt sich daraus ein sofortiges Einschreiten.
Der Analyse-Schritt ist essenziell, da er einen hervorragenden Überblick durch die Erfassung aller relevanten Daten verschafft. Auf diese Weise ist es möglich, eine Prioritätenliste zu erstellen und die potenziellen Gefahren und Schäden zuzuordnen. Vor allem für Sie und Ihr Unternehmen in Köln ist das von großem Vorteil, da Sie über bevorstehende Optimierungen im Bilde sind und wir konkrete Planungen anstellen sowie durchführen können.
Ihr Unternehmen in Köln und die DSGVO
In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten herrschen strenge Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in kleinen sowie großen Unternehmen dringend eingehalten werden müssen. Sie beziehen sich auf alle Prozesse von der Erhebung über die Speicherung bis hin zur Verwertung der sensiblen Daten.
Ein externer Datenschutzbeauftragter hat darüber hinaus die Aufgabe, die Datenschutzerklärung der Firmen-Website anzupassen. Diese muss von jedem Unternehmen vorgehalten werden, da stets personenbezogene Daten erhoben werden und sie kann sehr komplex sein, vor allem da sich die Anforderungen durchaus schnell ändern können. Die Datenschutzerklärung auf dem aktuellen Stand zu halten ist ebenfalls ein gutes Mittel, um Konkurrenten und Aufsichtsbehörden keine Angriffsfläche zu bieten und damit teure Sanktionen zu umgehen.
Laut Art. 30 DSGVO müssen alle Verarbeitungstätigkeiten in einem dafür vorgesehenen Verzeichnis dokumentiert werden, um den Anforderungen gerecht zu werden. Auch deren konforme Archivierung und Kategorisierung sind bedeutsam für die DSGVO.
Mit fachkundigem Know-How in all diesen Bereichen unterstützt GDPC Sie und Ihr Unternehmen in Köln als Datenschutz-Experte und hilft dabei, Ihre datenschutzrechtlichen Haftungsrisiken zu minimieren.
Prozessoptimierung
- Schulungen: Die Sensibilisierung für das Thema Datenschutz bei allen Mitarbeitern ist notwendig, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren. Durch regelmäßige Schulungen und Seminare kann dieses Ziel nachhaltig erreicht werden und somit auch langfristig Kosten für Ihr Unternehmen reduzieren.
- Abschätzung von Folgen: Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten müssen auch datenschutzrechtliche Folgen stets analysiert und abgeschätzt werden. Dadurch ist es möglich, potentielle Risiken verschiedener Prozesse einzuschätzen, hauptsächlich bei komplexen und kritischen Vorgängen wie den Verarbeitungsprozessen.
- Datenschutzverletzungen: Die Verletzungen beim Datenschutz können vielfältige Gestalten annehmen und passieren meistens unterbewusst. Dies schützt jedoch nicht vor der möglichen Strafe. Daher ist es essentiell, alle potenziellen Pannen frühzeitig zu erkennen, zu analysieren und zu beseitigen, bevor sie den Ruf Ihres Unternehmens in Köln schädigen oder zu hohen Bußgeldsummen führen können.
Ein externer Datenschutzbeauftragter der GDPC – für Sie die beste Wahl
Wir zeigen Ihnen, warum wir die beste Wahl für Ihr Unternehmen sind:
Ein externer Datenschutz-
beauftragter der GDPC – für Sie die beste Wahl
Wir zeigen Ihnen, warum wir die beste Wahl für Ihr Unternehmen sind:
Wir zeigen Ihnen, warum die GDPC GbR die optimale Wahl für den Datenschutz in Ihrem Unternehmen ist:
Haftungsreduzierung durch Kompetenz
Wir übernehmen Verantwortung durch proaktive Unterstützung zum Schutz Ihres Unternehmens.
Kostenkontrolle und flexible Laufzeiten
Die Vertragslaufzeit gestalten wir nach Ihren Wünschen (1 bis 5 Jahre).
Schnelle Reaktionszeit
Wir beraten Sie bei Fragen innerhalb von 24 Stunden.
Die GDPC in Köln und ihre Leistungen als externer Datenschutzbeauf-tragter
Externe Datenschutzbeauftragte sind für die Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen verantwortlich, wie es die EU-DSGVO vorsieht. Dies bezieht sich auf die europäischen sowie die deutschen Gesetze.
Noch genauer erfüllt ein externer DSB Aufgaben und Kernkompetenzen in den nachfolgenden Bereichen:
- Haftungsrisiko-Minimierung
- Kontinuierliche Rechtssicherheit schaffen
- Beratung zum Datenschutz
- Richtlinien-Erstellung
- Analysen der Risiken und Handlungsempfehlungen
- Mitarbeiterschulungen
- Unternehmensinterne Prozesse überwachen
Selbstverständlich bestimmt auch die Branche, die Größe des Unternehmens und die Art der Institution, welche der vielfältigen Aufgaben für den externen DSB anfallen. Grundlegend steht die Ein- und Aufrechterhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben als übergestelltes Ziel der externen Datenschutzbeauftragten im Fokus.
Datenschutz und Compliance
Compliance Officers und ihre Aufgaben
Den Verantwortlichen obliegt die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Richtlinien im Bereich Compliance. Darüber hinaus sind sie auch dafür zuständig, die unternehmensinterne Selbstverpflichtung zu wahren.
Durch ein integriertes Compliance System ist es möglich, unternehmensinterne sowie -externe Normen und Regeln einzuhalten und dadurch Haftungsrisiken weiter zu minimieren. So können Handlungen vorgebeugt werden, die nicht dem Leitbild des Unternehmens oder den geltenden Gesetzen entsprechen.
Beziehung zwischen Datenschutz und Compliance
Die Beachtung der geltenden Normen und Richtlinien ist gleichermaßen das übergeordnete Ziel vom Datenschutz sowie dem Bereich Compliance. Somit zeigen sich Überschneidungen der beiden Fachgebiete, auch wenn die Perspektive auf die Normen unterschiedlich ausgerichtet sind. Während die Vermeidung von Risiken und die Vorbeugung von Imageschäden zur Compliance und ihren Aufgabenbereichen gehören, sind personenbezogene Daten und der Schutz von Menschen der Kernaspekt des Datenschutzes.
Die Zusammenarbeit der beiden Bereiche ist essentiell, um das Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz „compliant“ zu machen und den größtmöglichen Profit für jede Seite zu erreichen. Daraus lässt sich ableiten, dass der Bereich Compliance datenschutzorientiert arbeiten muss und auch der Datenschutz die Richtlinien der Compliance einzuhalten hat.
Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen in Köln durch einen externen Datenschutzbeauftragten
In Köln ist es bei vielen Unternehmen üblich, einen internen Datenschutzbeauftragten einzusetzen. Jedoch zeigt sich, dass eine externe Lösung weitaus mehr Vorteile mit sich bringt:
- Service mit dem Fokus auf Dienstleistung
- Feste Kostenstruktur ohne zusätzliche Kosten für Schulungen, Freistellung etc.
- Minimierte Kosten
- Unabhängige Vertrauensperson als externe Kontrollinstanz
- Mitarbeiter bleiben auf ihre Kernkompetenzen fokussiert
- Know-How und jahrelange Fachkompetenz
- Hohe Flexibilität und bedarfsgerechte Planung für Ihr Unternehmen
Interne Lösungen neigen zu verschiedenen Problemen, beispielsweise können freigestellte Mitarbeiter eine gewisse Befangenheit in Bezug auf das Unternehmen mitbringen. Durch fehlende Expertise und andere Faktoren bleiben Probleme eventuell unaufgedeckt. Im Vergleich dazu ist ein externer Datenschutzbeauftragter eine unabhängige Instanz, die Ihr Unternehmen in Köln unbeeinflusst analysiert.
Ein interner Datenschutzbeauftragter hat allerdings den Vorteil, dass die unternehmensinternen Prozesse bereits bestens bekannt sind und betriebliche Abläufe sicher eingeschätzt werden können. Eine Ansprechperson für den externen Datenschutzbeauftragten kann dementsprechend bei der Arbeit unterstützen.
Welche Unternehmen sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu stellen?
Nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für Unternehmen verpflichtend, wenn folgende Fälle eintreten:
- Die Überwachung von Personen ist die grundlegende Tätigkeit der Einrichtung, des Unternehmens oder der Institution.
- Die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten, die Art. 9 DSVO entsprechen, ist die Kernkompetenz oder es werden Daten von strafrechtlich Verurteilen bearbeitet (z.B. Ärzte, Krankenhäuser oder gemeinnützige Vereine im Gesundheitsbereich).
- Es werden mindestens 20 Personen von dem in Deutschland ansässigen Unternehmen beschäftigt, die einen Bezug zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten haben.
- §38 Abs. 1 Satz 2 BDSG gibt vor, dass eine Bestellung des Datenschutzbeauftragten besteht, insofern Daten verarbeiten werden, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen. In diesen Bereich fallen auch Daten, die dem Zweck der Markt- und Meinungsforschung sowie der (anonymisierten) Übermittlung dienen und geschäftsmäßig genutzt werden.
Flexibilität mit Ihrem externen Datenschutzbeauftragten GDPC
Um Ihnen und Ihrem Unternehmen in Köln maximale Flexibilität anbieten zu können, haben Sie die Wahl zwischen zwei Paketen:
Datenschutz-Flex
Das besonders preisgünstige Paket hat keine Grundgebühr, so dass Sie nur die tatsächlich geleistete Arbeit bezahlen. Eine Grundabsicherung sowie ein reduziertes Bußgeldrisiko sind Bestandteil der geringen Monatspauschale und sie setzt sich aus den folgenden Leistungen zusammen:
- Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten inkl. Stellvertreter
- Jährliches Datenschutz-Audit
- Unterrichtung über aktuelle Entwicklungen im Datenschutz
Datenschutz-Premium
Das Premium-Paket von GDPC bietet Ihnen die Inhalte des Datenschutz-Flex-Pakets und weitere Leistungen. Der externe Datenschutzbeauftragte prüft, berät und bewertet Ihre Prozesse, die dazugehörigen Dokumente sowie die Verarbeitungen. Er ist die Kontrollinstanz bei der Einhaltung und Umsetzung essentieller Datenschutzrichtlinien. Weiterführende Mitarbeiterschulungen, egal ob vor Ort oder digital, dienen dazu, Ihre Mitarbeiter mit dem nötigen Know-How auszustatten.
Darüber hinaus gehören, abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, folgende Leistungen zum Paket:
- Volle Kostenkontrolle und transparente Kosten (nach vereinbartem Kontingent)
- Minimiertes Bußgeldrisiko durch etabliertes Datenschutz-Management
- Proaktive Umsetzung der rechtlichen Anforderungen des Unternehmens
Unsere zwei Angebotsmodelle für Ihre datenschutzrechtlichen Anforderungen
Externer Datenschutzbeauftragter
(Paket I – Datenschutz-Flex)
Inklusivleistungen:
Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten, inkl. Stellvertreter
Ein kurzes Datenschutz-Audit pro Vertragsjahr
Regelmäßige Unterrichtung über aktuelle Rechtsentwicklungen im Datenschutz
[weitere Unterstützungsleistung auf Anfrage]
Preis / Honorar:
ab 185,00 € pro Monat (netto)
Vorteile des Flex Angebots:
Sehr geringe Kosten
Volle Kostenkontrolle
Grundabsicherung und reduziertes Bußgeldrisiko für geringe Monatspauschale
Keine Grundgebühr:
Unsere Kunden zahlen nur für unsere Leistungen – ganz ohne teure Grundgebühr.
Externer Datenschutzbeauftragter (Paket II – Datenschutz-Premium)
Inklusivleistungen:
Alle Leistungen des Datenschutz-Flex-Pakets und zusätzlich:
Ausführliche Prüfung und Bewertung von Verarbeitungen, Dokumenten und Prozessen
proaktive Umsetzung / Unterstützung
Mitarbeiterschulung vor Ort / digital
Preis / Honorar:
individuell, je nach Größe und Komplexität des Unternehmens
Vorteile des Premium-Angebots:
Transparente Kosten und volle Kostenkontrolle (durch vereinbartes Kontingent)
Minimiertes Bußgeldrisiko durch ein etabliertes Datenschutz-Management
Umsetzung rechtlicher Anforderungen wird aktiv durch DSB initiiert bzw. begleitet
Weniger Aufwand und geringerer Ressourceneinsatz
Keine Grundgebühr:
Unsere Kunden zahlen nur für unsere Leistungen – ganz ohne teure Monatsgebühr
Ab wann ist ein externer Datenschutzbeauftragter sinnvoll?
Da die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten vergleichsweise gering sind, lohnt sich die Investition bereits für kleine oder mittelständische Unternehmen. Vor allem die großen Vorteile bezüglich der Einhaltung der DSGVO sind ein ausschlaggebender Aspekt bei der Entscheidung. Gleichzeitig ist es Ihnen und Ihren Mitarbeitern möglich, das eigene Kerngeschäft im Fokus zu behalten und sich auf die Expertise des unabhängigen Beauftragten zu verlassen, ohne sich selbst in die komplexen Regelwerke einlesen zu müssen.
Vor allem wenn eine Mitarbeiterzahl von mehr als 20 oder andere, bereits genannte Gründe vorliegen, ist es sinnvoll, einen externen Datenschutzbeauftragten die Prozesse beurteilen zu lassen. So können jederzeit Schwachstellen und Risiken aufgedeckt und die Prozessabläufe optimiert werden, da Sie aus jedem Risiko für die Zukunft lernen.
GDPC – Ihre Vorteile mit einem externen Datenschutzbeauftragten in Köln
Mit GDPC entscheiden Sie sich für jahrelange Expertise im Bereich Datenschutz. Datensicherheit, insbesondere im Bereich IT, ist unser Steckenpferd und gibt Ihnen damit die Möglichkeit, aus unserem Know-How den bestmöglichen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu erhalten. Unsere Datenschutz-Audits sind TÜV-zertifiziert und mit dem Versicherungsschutz haben wir eine Absicherung für Ihr Unternehmen und unsere Serviceleistungen parat.
Innerhalb von nur 24 bis 48 Stunden können wir Sie professionell beraten und mit einer flexiblen Kostenkontrolle aufwarten. Das sichert Ihnen eine optimale Kundenbetreuung mit kurzer Reaktionszeit zu, auf die Sie sich immer verlassen können. Gleichzeitig erhalten Sie die individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung, um all Ihren Ansprüchen gerecht zu werden.
Das GDPC Leistungsspektrum
- Datenschutz-Audit: Durch diese Bestandsaufnahme bekommen Sie einen Überblick über die Prozesse, die für den Datenschutz relevant sind. Hier ist es möglich, bereits erste Schwachstellen zu identifizieren und zu beseitigen.
- Erstellung von Richtlinien: Mit Templates und Leitfäden, die wir erstellen, wird es Ihnen und Ihrem Unternehmen leichtfallen, die datenschutzrechtlichen Normen einzuhalten. Im Bedarfsfall ist es möglich hier alle Informationen darüber zu finden, wie Sie mit verschiedenen Situationen umgehen.
- Datenschutzerklärung: Da die Datenschutzerklärung gesetzlich vorgeschrieben ist, muss sie selbstverständlich verschiedenen Ansprüchen genügen. Hierbei unterstützen wir Sie und Ihr Unternehmen oder erstellen eigenständig eine Datenschutzerklärung, um Ihren Konkurrenten die Angriffsfläche zu nehmen und sie auch gegenüber Behörden abzusichern.
- Stellungnahme: In Bezug auf datenschutzrechtliche Fragen zur Umsetzung der DSGVO bieten wir Stellungnahmen.
- Auftragsdatenverarbeitung: Während der Analyse und Prüfung der Prozesse, begutachten und überarbeiten wir auch Verträge, die sich insbesondere auf Auftragsdatenverarbeitung beziehen. Dadurch können bereits bestehende Verträge an die Empfehlungen angepasst werden.
- Unterstützung: Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung und Verwaltung Ihrer Projekte und stehen internen Datenschutzbeauftragten zur Seite – egal, ob es um Unklarheiten oder spezielle Fragen geht.
- Risikobeurteilung: Beim Datenschutz ist die dazugehörige Risikobeurteilung essentiell, weshalb wir datenverarbeitende Prozesse zuverlässig analysieren und konkrete Vorschläge aussprechen, wie Sie diese umsetzen oder lösen können. Das gewährleistet vor allem Konformität.
- Gutachten: Wir erstellen auch Gutachten zu datenschutzrechtlichen Themen.
Wer ist verantwortlich für die Einhaltung der DSGVO?
Letztlich ist das Unternehmen selbst dafür verantwortlich, dass die DSGVO eingehalten wird. Die externen Datenschutzbeauftragten verpflichten sich dazu, Unternehmen bezüglich der datenschutzrechtlich relevanten Themen zu unterrichten und Empfehlungen mitzugeben. Darüber hinaus sollen interne sowie externe Datenschutzbeauftragte nach Art. 39 DSGVO proaktiv mitarbeiten.
Grobe Fahrlässigkeit zieht sowohl bei internen als auch externen Datenschutzbeauftragten volle Haftung nach sich. Im Fall von leichter Fahrlässigkeit muss nur ein externer Datenschutzbeauftragter Haftung übernehmen. Auch hier zeigt sich ein Vorteil, da so eine Haftung Ihres Unternehmens in diesen Fällen ausgeschlossen wird.
Welche Faktoren beeinflussen die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten?
Vor allem große Unternehmen oder solche, die einen besonders engen Kontakt zu sensiblen Personendaten haben, müssen mit höheren Zahlungen rechnen als kleine Unternehmen. Außerdem sind die Mitarbeiterzahl und die nachfolgenden Aspekte ausschlaggebend:
- Auf welchen Daten basieren die unternehmensinternen Prozesse?
- Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen?
- Wie viele Standorte hat der Betrieb?
- Erfolgt eine risikoreiche Verarbeitung, wie bspw. durch Video- oder GPS-Überwachungstechnik o.Ä.?
Warum GDPC als externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen in Köln?
Mit uns bekommen Sie einen Partner an Ihre Seite, der von seiner langjährigen Erfahrung profitiert. Wir wissen, welche Stellschrauben gedreht werden müssen, damit Sie und Ihr Unternehmen gut aufgestellt sind. Da wir in unserer TÜV-zertifizierten Expertise breit aufgestellt sind, können wir branchenübergreifend Unternehmen dabei unterstützen, den Normen der DSGVO gerecht zu werden.
Mit einem externen Datenschutzbeauftragten sichern Sie sich vor allem den Vorteil, dass Ihr Haftungsrisiko schmilzt. Gleichzeitig stehen Ihre alltäglichen Kernkompetenzen im Fokus Ihrer Aufmerksamkeit. Kontaktieren Sie uns noch heute und erhalten Sie ein individuell auf Sie zugeschnittenes Angebot, bei dem Sie die volle Kostenkontrolle im Verlauf der Vertragslaufzeit behalten.
„Seit der im Jahr 2018 erteilten Beauftragung zur Übernahme der Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen zeichnen sich die Datenschutzbeauftragten der GDPC durch hohe fachliche Kenntnisse, ständige Verfügbarkeit und sehr freundliche Betreuung aller unserer Mitarbeiter aus. Besonders zeichnet GDPC dabei aus, dass Herr Dr. Marschall und Herr Blazy neben den beauftragten Dienstleistungen immer die Besonderheiten unseres Unternehmens berücksichtigen. Durch ihre regelmäßigen Mandanteninformationen sind wir stets über aktuelle Datenschutzthemen informiert und bereits im Vorfeld einer Problemstellung aufs Beste vorbereitet. Wir freuen uns, GDPC für unser Unternehmen gewonnen zu haben und können sie jedem – auch internationalen – Unternehmen empfehlen.“
– Biljana Gligoric,
Justitiarin / Legal Advisor
documenta und Museum Fridericianum gGmbH Kassel
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