Hinweisgebersystem / Meldestelle /Whistleblowing

Ihre interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz – mit den Experten der GDPC

Nachfolgend bieten wir Ihnen die Einrichtung einer internen Meldestelle nach § 12 Hinweisgeberschutzgesetz durch unsere Experten an. Erfahren Sie mehr über unser Leistungsangebot und die Relevanz für Ihr Unternehmen.

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Unser Angebotsmodell für Ihre Anforderungen an ein Hinweisgebersystem

Meldestelle – Hinweisgeberbeauftragter
(Paket Professional)

Inklusivleistungen:

Dauerhafte Bereitstellung einer vertraulichen und neutralen Meldestelle gemäß EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Weiterleitung eingehender Hinweise/Meldungen, einschließlich einer kurzen Vorprüfung der eingeheneden Meldung bzgl. Relevanz/Validität

Umsetzung der gesetzlichen Dokumentationspflicht

Erhalt regelmäßiger Informationen und Updates zu wichtigen Compliance-Themen

Preis / Honorar:
ab 79,00 € pro Monat (netto) (abhängig von der Anzahl der Beschäftigten)

Vorteile des Angebots:

Einfache, kostengünstige und rechtskonforme Umsetzung Ihrer gesetzlichen Pflichten gemäß § 12 HinSchG

Vertrauensbildende Maßnahmen und professionelle Umsetzung

Beauftragung ausgebildeter und geschulter Experten im Umgang mit Hinweisgebern

Umfangreiches Leistungspaket mit individuell zubuchbaren Zusatzleistungen

Nutzung von Synergien durch Mehrfachbestellungen

Erweiterung der Meldestelle auf andere Themengebiete oder Änderungen jederzeit möglich

Leistungsbeschreibung „Interne Meldestelle – Hinweisgebersystem“

Leistungsbeschreibung „Interne Meldestelle – Hinweisgebersystem“:

Dauerhafte Bereitstellung einer vertraulichen und neutralen Meldestelle gemäß EU-Hinweisgeber-Richtlinie (Telefon /verschlüsseltes Online-Kontaktformular/ E-Mail / persönlich), inkl. offizielle Benennung eines EU-Hinweisgeberschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen: Wir stellen Ihnen eine E-Mail-Adresse, ein Kontaktformular und eine Telefonnummer zur Verfügung, die Sie innerhalb/außerhalb Ihres Unternehmen kommunizieren können. Hierbei werden wir die Anforderungen für die Meldestelle, inkl. der geforderten Fristen, umsetzen. Die Meldestelle wird auf Wunsch in den Sprachen “Deutsch” und “Englisch” angeboten; weitere Sprachen auf Anfrage möglich.

Umsetzung der gesetzlichen Dokumentationspflicht bzgl. eingegangener Meldungen, einschließlich der gesetzeskonformen Archivierung der Dokumente und Informationen für die gesetzlich vorgeschriebene Frist von mind. 2 Jahren nach Abschluss des jeweiligen Verfahrens., einschließlich der Erstellung jährlicher Status-Reportings über eingegangen Hinweise/Meldungen (falls erforderlich)

Weiterleitung eingehender Hinweise/Meldungen, einschließlich einer kurzen Vorprüfung der eingeheneden Meldung bzgl. Relevanz/Validität an die zuständigen internen Ansprechpartner, inkl. Anonymisierung der Hinweise, einschließlich Vornahme der einmaligen Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Rückmeldungsfrist i.H.v. 7 Tagen zur Eingangsbestätigung.

Erhalt regelmäßiger Informationen und Updates zu wichtigen Compliance-Themen durch unsere EU-Hinweisgeberbeauftragten in Form von unseren Mandanteninformationen (per E-Mail), sodass Sie stets über aktuelle rechtliche Entwicklungen in diesem Bereich auf dem Laufenden sind und Haftungsrisiken erkennen können.

Wir beraten Sie gern

Sie haben Fragen zum Hinweisgebersystem oder benötigen eine persönliche und vertrauensvolle Beratung?
Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

GDPC - Kevin Marschall und Stephan Blazy

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Was sind meine Vorteile bei der Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber durch die GDPC-Experten?

Einfache, kostengünstige und rechtskonforme Umsetzung Ihrer gesetzlichen Pflichten gemäß § 12 HinSchG
Wir von der GDPC wollen, dass Sie sich ganz auf Ihr Business und Ihre Kunden konzentrieren können. Deswegen brauchen Sie sich bei einer Beauftragung unserer Experten um nichts zu kümmern. Wir übernehmen alle erforderlichen Maßnahmen zur rechtskonformen Einrichtung der Meldestelle in Ihrem Unternehmen, sensibilisieren gemeinsam mit Ihnen die Mitarbeiter und erarbeiten den gewünschten Prozess zur Umsetzung. Darüber hinaus achten wir als Ihre Experten auch direkt auf alle datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems und stellen Ihnen zudem die hierfür erforderlichen Dokumente, wie bspw. Datenschutzinformationen bereit, die Sie direkt und unkompliziert verwenden können.

Vertrauensbildende Maßnahmen und professionelle Umsetzung
Durch die Einrichtung einer unparteiischen und vertraulichen Meldestelle durch Nutzung eines Dienstleisters kann innerbetrieblich ein höheres Vertrauen geschaffen werden. Gerade beim Melden von internen Missständen kann eine interne Stelle dazu führen, dass Mitarbeiter sich nicht melden oder sich direkt an Behörden wenden. Sie profitieren an dieser Stelle durch unsere psychologisch geschulten Mitarbeiter und durch deeskalierende Kommunikationsstrategien mit den Hinweisgebern.

Beauftragung ausgebildeter und geschulter Experten im Umgang mit Hinweisgebern
Konfliktmanagement, psychologische Gesprächsführung, Seriösitätsprüfung von Informationen oder offene Fragetechniken im Umgang mit Hinweisen und Hinweisgebern sind für uns keine Fremdworte. Durch unsere langjährige Erfahrung im Umgang mit Menschen und Konfliktsituationen sind wir der beste Ansprechpartner für Ihr Unternehmen, professionell, verschwiegen, sensibel, neutral und integer zum Schutz personenbezogener und unternehmensbezogenen Informationen.

Umfangreiches Leistungspaket mit individuell zubuchbaren Zusatzleistungen bei Bedarf (Bestandskunden der GDPC profitieren hierbei von besonderen Konditionen).

Nutzung von Synergien durch Mehrfachbestellungen
Durch Mehrfachbestellungen können Synergie genutzt werden. Dadurch kann die Tätigkeit oftmals nicht nur fachkundiger, sondern auch wesentlich effizienter erfüllt werden.

Individualität – Erweiterung der Meldestelle auf andere Themengebiete oder Änderungen jederzeit möglich
Sofern dies bei Ihnen gewünscht ist, kann die Meldestelle auch für andere Verfehlungen, die nicht ausdrücklich unter das Hinweisgeberschutzgesetz fallen, genutzt werden. Auch dies kann als vertrauensbildende Maßnahme angesehen werden.

Häufige Fragen zum Hinweisgebersystem / Meldestelle / Whistleblowing

Wen treffen die neuen Pflichten / was muss ich als Unternehmen beachten / umsetzen?

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz, das auf Basis der EU-Hinweisgeber-Richtlinie verabschiedet wurde, sind alle Unternehmen und öffentliche Stellen mit mindestens 50 Beschäftigten zur Einrichtung einer (internen) Meldestelle für Hinweisgeber verpflichtet, die Hinweise von Beschäftigten und Dritten auf Fehlverhalten und Gesetzesverstöße des Unternehmens entgegennimmt, bearbeitet, Folgemaßnahmen begleitet und die Missstände abstellt. Es besteht also eine Hinweisgebersystem-Pflicht. Dort können alle Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, gemeldet werden; vom Verstoß gegen umweltrechtliche Vorschriften bis hin zum Verstoß gegen datenschutzrechtliche, arzneimittelrechtliche oder arbeitsrechtliche Vorschriften.
Da die Frist zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes für Unternehmen ab 250 Beschäftigte für Deutschland schon verstrichen ist, sollten Unternehmen hier keine Zeit verlieren und zeitnah mit der Umsetzung beginnen. Die betreffenden Unternehmen müssen den Beschäftigten auch klar verständliche und transparente Informationen über die Meldestelle, die vorhandenen Meldewege im Unternehmen sowie auch über die Funktion externer Meldestellen (inkl. Erreichbarkeit) bereitstellen.

Wie muss so eine Meldestelle durch das Unternehmen eingerichtet werden / was gilt es hierbei zu beachten?

Zwar sieht das Hinweisgeberschutzgesetz auch vor, dass die Unternehmen eine rein interne Meldestelle (z.B. durch interne Beschäftigte) einrichten können, allerdings besteht hier regelmäßig die Problematik mit dem Gebot der Vertraulichkeit und Unabhängigkeit (§ 8 HinSchG) sowie mit der zur Ausübung der Funktion erforderliche Fachkunde. Insofern bietet sich eine Einrichtung der Meldestelle durch externe Sachverständige und Experten der GDPC GbR an, die als neutrale und verschwiegene Institution die Vertraulichkeit gewährleistet und das Know-How zum rechtskonformen Umgang mit sich bringt. Zudem müssen bei der Einrichtung der Meldestelle auch datenschutzrechtliche Pflichten beachtet werden (z.B. Pflicht zur Erstellung einer Datenschutzerklärung sowie zur Etablierung von internen Melde- und Bearbeitungsprozessen), bei denen wir von der GDPC für Sie alles aus einer Hand direkt und unkompliziert anbieten können.

Kann ich als Unternehmen die Meldestelle nicht einfach über ein Online-Portal abbilden?

Dies ist nach dem aktuellen Gesetzesentwurf nicht ohne Weiteres möglich! Das Gesetz spricht ausdrücklich (§ 15 Abs. 1 HinSchG) davon, dass die Meldestelle und deren Aufgaben von natürlichen Personen ausgeübt werden müssen (sog. Case-Manager), die ihrerseits wiederum bestimmte Anforderungen erfüllen müssen. Richten Unternehmen eine solche rein technische Meldestelle – etwa über ein Online-Tool – ein, so existieren nicht unerhebliche Haftungs- und Bußgeldrisiken.
Der Case-Manager muss einerseits strikte Unabhängigkeit und andererseits Verschwiegenheit gewährleisten; dies lässt auch bei internen Beschäftigten nur schwer bzw. nicht immer sicherstellen. Alleine der Case-Manager, z.B. der externe Sachverständige, darf Zugriff auf die Meldungen haben, insofern sollten die Meldungen auch nicht auf eigenen Systemen eingehen, da hier etwa der Administrator und/oder weitere Person des Unternehmens potentiell Zugang haben.
Des Weiteren müssen Unternehmen Meldungen von Hinweisgebern nicht nur elektronisch, sondern ausdrücklich auch in persönlicher und fernmündlicher Form ermöglichen und entgegennehmen. Es müssen also mehrere Arten von Meldekanälen eingerichtet werden. Wir von der GDPC richten Sie diesbezüglich nach den gesetzlichen Vorgaben und nach den Wünschen unserer Kunden; auf Wunsch bieten wir alle gängigen Meldewege an, einschließlich des persönlichen Gesprächs mit unserem Experten.

Welche Sanktionen treffen mich als Unternehmen bei Missachtung der neuen Pflichten?

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht in § 40 Abs. 2 umfangreiche Bußgeldtatbestände bei Verstößen vor, mit großer Brisanz für die Unternehmen.
Mit einem Bußgeld von bis zu 50.000,00 € wird belegt, wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert (oder dies versucht), wer verbotene Repressalien ergreift (oder dies versucht) oder wer vorsätzlich oder fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet. Darüber hinaus sieht der Referentenentwurf auch für die Nicht-Einrichtung und das Nicht-Betreiben eines internen Meldesystems eine Geldbuße von bis zu 20.000,00 € pro Verstoß vor. Auch juristische Personen können mit einer Geldbuße sanktioniert werden, wenn eine Leitungsperson (z.B. Personalleitung, CEO) die Ordnungswidrigkeit begangen hat. Gleichzeitig können Aufsichtspflichtverletzungen sanktioniert werden, wodurch sich die Höchstgrenze für Geldbußen deutlich erhöhen kann.

Offene Fragen?

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Wir helfen Ihnen gerne persönlich weiter.

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Was sind meine Vorteile bei der Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber durch die GDPC-Experten?

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